6. 지원 서류를 작성하다

문부성 장학금 시험은 서류 제출 단계부터 이 시험의 까다로움을 느낄 수 있다. (까다로울 수 밖에 없는게, 이 서류는 장학금을 위한 서류이자 비자 발급을 위한 참고 서류도 되기 때문이다.) 서류는 컴퓨터로 작성해도 괜찮고, 손으로 작성해도 괜찮다. 이 서류의 특징은 작성 항목이 굉장히 많고, 중복되는 질문이 정말 많고, 애매한 문항이 정말 정말 많다는 것이다. 또한 통일성 있게 굉장히 꼼꼼하게 작성해야한다.  어떤 항목에 해당 사항이 없으면 なし라고 써야하는 등, 한국과는 다른 서류 작성법에 당황하게된다. (근데 일본 와서 보니 일본이라고 다 이렇진 않더라... 아마 비싼 돈 들여서 애들 뽑는 과정이라 꼼꼼하게 하나부다...하고 생각하는 수 밖에)  

아직도 기억나는게, 서류 문항 중 군대는 다녀왔냐 라는 문항이 있는데, 여기에 대한 답으로는 1.군필 2.미필 3.면제 요 3가지 밖에 없다. 나야 군대 다녀왔으니까 당연히 1번에 체크하는데, 같이 스터디 했던 여성분들은 이걸 공란으로 둬야 할지, 면제에 체크해야할 지 헷갈려했다. 왜냐면  군역을 부여 받은 후에 그것을 이행하지 않아도 되는 경우가 면제라고 할 수 있겠지만, 여자에게는 군역이 부여되지 않기 때문에, 정확히 말하면 면제라고 할 수 없기 때문이다. 대사관에 물어본 결과 여자들은 3.면제 에 체크해야한다고 했다고 한다. (2013년 작성 기준이므로 이 글에 써 있는 것을 참고하시지 마시고 애매한 문항이 있다면 반드시 대사관에 물어봐야 한다. )  

나는 졸업 예정 증명서 관련해서도 애로사항이 있었다. 문부성 시험 지원 자격은 학부 4학년부터, 즉 도일 시점에 학부 졸업 자격을 갖고 있는 사람이다. 허나, 나는 시험 지원 당시 4학년 1학기를 다니고 있었다. 우리 학교의 경우 4학년 1학기에 학교에서 졸업 예정 증명서를 발급해주지 않았다. 그래서 대사관에문의한 결과, 그렇다면 졸업 예정 증명서 말고 내년 도일 시기까지 졸업을 할 수 있는지를 증명하는 서류를 제출하라고 했다. 그래서 행정실에 쇼부를 쳐서 학부장 마크가 찍힌 '졸업 가능 증명서'를 영어, 일본어 버젼으로 직접 써서 만들었다. "현재 이수 학점은 몇 점이며, 몇 학점이 남았으며, 졸업에 필요한 다른 요건은 다 채웠고 (영어 점수 등등), 본교의 한 학기 이수 가능 학점은 몇 점이므로 이 학생이 남은 두 학기 동안 몇학점을 따고, 졸업 논문을 제출하면 졸업이 가능합니다." 라는 내용의 서류를 행정실 직원과 씨름하며 만들었다. 

교수님께 추천서도 받아야 하는데, 졸업 논문 연구실 교수님께 전부터 상담도 많이 받고 해서 수월하게 받을 수 있었다. 아직 학부 학생이라면 추천서 받기가 쉽지 않은데, 아는 교수님께 최대한 비벼야한다.

그리고 건강진단서도 제출해야 한다. 이것저것 준비할 서류가 굉장히 많다. 서류 작성 및 준비에만 며칠이 걸린다. 또한 학교가 멀 경우에는 각종 증명서 발급, 추천서 받으러 멀리까지 왔다갔다 해야하니까, 서류는 최대한 미리미리 준비해놓는 것이 좋다.

각종 서류와 연구 계획서의 작성이 다 끝났으면 각 대학의 국제교류실 혹은 문부성 장학금을 담당하는 사무실에 서류를 제출하게 될텐데, 학교마다 서류 제출 기간이 약간 다를 수 있으므로 반드시 본인이 확인해야 한다.

가장 중요한 것은 모르는 것은 직접 전화해서 물어보는 것이다. 물론 서류 제출 시즌이 되면 담당자가 전화에 시달려서 친절하지 않은 톤으로 대답을 해 줄 수도 있지만, 괜히 혼자서 문부성 카페 뒤지거나 구글링 하는 것보다는 훨씬 정확하고 빠른 답을 얻을 수 있으니까.